Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, dependiendo de lo que se haya dispuesto en las tablas de valoración y/o retención documental se establece que su conservación sea permanente por eso este se puede microfilmar pero no se le puede hacer ningún recorte ni hacerle enmendaras por que así pude perder su valor.
También se hace un inventario de los documentos que se destruirán por cuanto han perdido su valor y han culminado su ciclo vital, para hacer esto se elabora un acta donde se determina el procedimiento de eliminación.
viernes, 6 de junio de 2008
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
vital, los documentos de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes, se pueden conservar copias mediante la microfilmación, pero en ningún caso los documentos de carácter histórico pueden ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio también se cuenta con medidas de restauración Es un conjunto se medidas de conservación en cada una de las fases del ciclo documental, y los espacios donde se guardan deben ser apropiados donde sus condiciones sean optimas para asegurar su protección.
Las protecciones para los documentos serian
· Tener buen control de plagas
· Tener buena ventilación
· Hacer buena limpieza en el área documental
Las protecciones para los documentos serian
· Tener buen control de plagas
· Tener buena ventilación
· Hacer buena limpieza en el área documental
CON SULTA DE DOCUMENTOS
El Art. 27 dice que la consulta de los documentos, es donde de los mismos siempre y cuando no sea de carácter reservado todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos siempre y
Cuando no sea de carácter reservado. Es necesario contar con un buen servicio al cliente y con sistemas de control tanto del préstamo como su devolución.
Cuando no sea de carácter reservado. Es necesario contar con un buen servicio al cliente y con sistemas de control tanto del préstamo como su devolución.
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Es conjunto de acciones que son orientadas a la descripción y ordenación de los documentos de una institución por eso esta hace parte integral de los proceso de archivista (GRGA).
Por eso esta labor les muy importante ya que se debe tener todo en ORDEN y disponer metódicamente los elementos y documentos con que se trabaja, para ejercer sobre ellos un control que permita saber en cualquier momento en que parte se hallan, evitando errores que dificulten su manejo, donde previamente se clasifican los documentos y se identifican las series.
Para la descripción documental se analizan estas agrupaciones para poder identificarlas, localizarlas y se diseñan instrumentos de recuperación como guías, inventarios, catálogos e índices, además se hace una actualización permanente.
Por eso esta labor les muy importante ya que se debe tener todo en ORDEN y disponer metódicamente los elementos y documentos con que se trabaja, para ejercer sobre ellos un control que permita saber en cualquier momento en que parte se hallan, evitando errores que dificulten su manejo, donde previamente se clasifican los documentos y se identifican las series.
Para la descripción documental se analizan estas agrupaciones para poder identificarlas, localizarlas y se diseñan instrumentos de recuperación como guías, inventarios, catálogos e índices, además se hace una actualización permanente.
TRAMITE DE DOCUMENTOS
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa (GRGA)
Art.23: Este artículo nos dice que toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y que así mismo tener pronta recuperación.
De acuerdo a la normatividad existente cada dependencia genera un conjunto de documentos que integran sus respectivas series documentales, por eso se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite de las comunicaciones.
También en este proceso se nombran las siguientes actividades:
RECEPCION O SOLICITUD O TRÁMITE
Diligenciamiento de planillas y ruta del tramite
Identificación de tramite
Determinación de competencia
Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuestas
RESPUESTA
Preparación y proyección de respuestas
Análisis de antecedentes y compilación de información
Tramite a que haya lugar con la producción de documentos hasta el final del asunto
Art.23: Este artículo nos dice que toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y que así mismo tener pronta recuperación.
De acuerdo a la normatividad existente cada dependencia genera un conjunto de documentos que integran sus respectivas series documentales, por eso se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite de las comunicaciones.
También en este proceso se nombran las siguientes actividades:
RECEPCION O SOLICITUD O TRÁMITE
Diligenciamiento de planillas y ruta del tramite
Identificación de tramite
Determinación de competencia
Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuestas
RESPUESTA
Preparación y proyección de respuestas
Análisis de antecedentes y compilación de información
Tramite a que haya lugar con la producción de documentos hasta el final del asunto
DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS ENVIADOS
· Definición de medios de de distribución
· Control del cumplimiento de requisitos del documento
· Métodos de empaque y embalaje
· Peso y porteo de documentos
· Gestión del correo tradicional
· Control y firma de guías y planillas de entrega
· Control de devoluciones
· Organización y mensajeria externa
· Control del cumplimiento de requisitos del documento
· Métodos de empaque y embalaje
· Peso y porteo de documentos
· Gestión del correo tradicional
· Control y firma de guías y planillas de entrega
· Control de devoluciones
· Organización y mensajeria externa
DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS INTERNOS
· Identificación de dependencias
En rutamiento de documentos de dependencias competente
· Registro de control de entrega de documentos internos
En rutamiento de documentos de dependencias competente
· Registro de control de entrega de documentos internos
DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS EXTERNOS
· Identificación de dependencias destinarías de acuerdo a la dependencia
· Clasificación de las comunicaciones
· Organización de documentos ya sea en buzones o casilleros
· Registro de control de entrega de registros recibidos
· Reasignación de documentos mal direccionados
· Clasificación de las comunicaciones
· Organización de documentos ya sea en buzones o casilleros
· Registro de control de entrega de registros recibidos
· Reasignación de documentos mal direccionados
DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS
Que se debe garantizar que los documentos enviados si hayan
Llegado a su destinario (GRGA)
DECRETO 2150 de 1995
Art.25: la utilización de correos para el envió de de información
Llegado a su destinario (GRGA)
DECRETO 2150 de 1995
Art.25: la utilización de correos para el envió de de información
REGISTRO DE DOCUMENTOS
· Tener por lo menos recibo de los documentos oficiales
· Asignación de datos conforme al Art. 2 del acuerdo AGN 060 de 2001,
· Establecimiento de controles de respuestas a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados
· Asignación de datos conforme al Art. 2 del acuerdo AGN 060 de 2001,
· Establecimiento de controles de respuestas a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados
RADICACION DE DOCUMENTOS
Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el Art. 2 del acuerdo AGN 060 de 2001
Impresión de rotulo de la radicación
Registro impreso de de planillas de control y radicación
Impresión de rotulo de la radicación
Registro impreso de de planillas de control y radicación
RECEPCION DE DOCUMENTOS
Admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. (GRGA)
Art.15: que solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, por eso dice que la correspondencia y demás formas que son de comunicación privada son inviolables.
Por eso se dice que la recepción de documentos se debe verificar que este completo y que a la vez correspondan a lo anunciado y que así mismo sean competencias de la identidad para efectos de registros y radicación.
En este proceso se pueden identificar algunas actividades:
· Identificación de medios de recepción
· Recibo de documentos oficiales
· Verificación y confrontación de algunos documentos
· Constancia de recibos.
Art.15: que solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, por eso dice que la correspondencia y demás formas que son de comunicación privada son inviolables.
Por eso se dice que la recepción de documentos se debe verificar que este completo y que a la vez correspondan a lo anunciado y que así mismo sean competencias de la identidad para efectos de registros y radicación.
En este proceso se pueden identificar algunas actividades:
· Identificación de medios de recepción
· Recibo de documentos oficiales
· Verificación y confrontación de algunos documentos
· Constancia de recibos.
NORMALIZACION DE LA PRODUCCION DOCUMENTAL
*dependencias productora
*Identificación de d Definición de tipologías documentales
*Directrices relacionadas con el numero de copias
*Control de la producción y nuevos documentos
*Determinación de la periodicidad de la producción documental
*Identificación de d Definición de tipologías documentales
*Directrices relacionadas con el numero de copias
*Control de la producción y nuevos documentos
*Determinación de la periodicidad de la producción documental
PRODUCCION DE DOCUMENTOS
Es la generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones GRGA.
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
· Tinta indeleble
· Firma digitales
CODIGO PENAL DEL ARTÍCULO 218 -228
En este relaciona la falsificación de documentos públicos y la legalización de documentos.
Art. 231: Este artículo menciona el conocimiento y copia de objetos y documentos.
PROCEDIMIENTO PENAL
Art.261- 262: Sobre el valor legal que tengan los documentos ya sean públicos o privados
CODIGO DE COMERCIO
Cumplimiento de las normas comerciales para todo tipo de operaciones (Art.48)
Demostrar el seguimiento contable (Art.51)
Conservación de las correspondencias comerciales (Art.54)
DECRETO 2649 DE 1993
En este se reglamenta la contabilidad en general y se da la muestra de principios o normas de contabilidad.
Soportes contables son donde se acumula la información (Art.123)
DECREO DE 2150 DE 1995
El uso de formatos únicos (Art.11, 12,23 y
ACUERDO AGN 060 DE 2001
Alineamiento para el manejo de comunicaciones oficiales en las entidades publicas privadas que cumplen funciones publicas (Art.4, 6, 9,14)
CIRCULAR INTERNA AGN No 13 de 1999
Aquí se dice que no se deben utilizar micropuntas ni esferos que tengan tinta húmeda.
NTC 1673: Papel y cartón
NTC 2223 1986: Los implementos de oficinas, TINTA LIQUIDA para escribir.
NTC 2676: Durabilidad soportes, aplicable alos soportes digitales cartuchos de discos flexibles.
NTC 3393: Cuando se elabora un documento comercial.
NTC 4436. Papel para documentos de archivo, para que aun así tenga requisitos permanentes y bastante durabilidad.
La producción documental comprende que la creación y diseño de formatos y documentos pueden conformar el desarrollo de las funciones propias de cada dependencia.
En el anexo 1, la producción documental puede ser adaptada por cada entidad, así mismo se puede orientar los formatos que son de uso común
Aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de funciones específicas.
Que estas serian las funciones:
Creación y diseño de documentos
Medios y técnicas de producción
Determinación y selección de soportes documentales
Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes
Instructivos para diligenciamiento de formularios
Determinación de uso y finalidad de los documentos
Diplomática en términos de la formalidad, imagen corporativa o logotipo de la identidad.
Adecuado uso de la reprografia.
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
· Tinta indeleble
· Firma digitales
CODIGO PENAL DEL ARTÍCULO 218 -228
En este relaciona la falsificación de documentos públicos y la legalización de documentos.
Art. 231: Este artículo menciona el conocimiento y copia de objetos y documentos.
PROCEDIMIENTO PENAL
Art.261- 262: Sobre el valor legal que tengan los documentos ya sean públicos o privados
CODIGO DE COMERCIO
Cumplimiento de las normas comerciales para todo tipo de operaciones (Art.48)
Demostrar el seguimiento contable (Art.51)
Conservación de las correspondencias comerciales (Art.54)
DECRETO 2649 DE 1993
En este se reglamenta la contabilidad en general y se da la muestra de principios o normas de contabilidad.
Soportes contables son donde se acumula la información (Art.123)
DECREO DE 2150 DE 1995
El uso de formatos únicos (Art.11, 12,23 y
ACUERDO AGN 060 DE 2001
Alineamiento para el manejo de comunicaciones oficiales en las entidades publicas privadas que cumplen funciones publicas (Art.4, 6, 9,14)
CIRCULAR INTERNA AGN No 13 de 1999
Aquí se dice que no se deben utilizar micropuntas ni esferos que tengan tinta húmeda.
NTC 1673: Papel y cartón
NTC 2223 1986: Los implementos de oficinas, TINTA LIQUIDA para escribir.
NTC 2676: Durabilidad soportes, aplicable alos soportes digitales cartuchos de discos flexibles.
NTC 3393: Cuando se elabora un documento comercial.
NTC 4436. Papel para documentos de archivo, para que aun así tenga requisitos permanentes y bastante durabilidad.
La producción documental comprende que la creación y diseño de formatos y documentos pueden conformar el desarrollo de las funciones propias de cada dependencia.
En el anexo 1, la producción documental puede ser adaptada por cada entidad, así mismo se puede orientar los formatos que son de uso común
Aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de funciones específicas.
Que estas serian las funciones:
Creación y diseño de documentos
Medios y técnicas de producción
Determinación y selección de soportes documentales
Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes
Instructivos para diligenciamiento de formularios
Determinación de uso y finalidad de los documentos
Diplomática en términos de la formalidad, imagen corporativa o logotipo de la identidad.
Adecuado uso de la reprografia.
PROCESO DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
La ley 594 de 2000 en su artículo 22 establece que la gestión de documentos dentro del concepto de archivo total comprende los siguientes procesos:
Producción de documentos
Recepción de documentos
Distribución de documentos
Tramite de documentos
Organización de documentos
Consulta de documentos
Deposición final de documentos
Por eso estos están interrelacionados entre si y así mismo se desarrollaron en las unidades de correspondencia y durante la etapa del ciclo vital del documento.
Producción de documentos
Recepción de documentos
Distribución de documentos
Tramite de documentos
Organización de documentos
Consulta de documentos
Deposición final de documentos
Por eso estos están interrelacionados entre si y así mismo se desarrollaron en las unidades de correspondencia y durante la etapa del ciclo vital del documento.
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