DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, dependiendo de lo que se haya dispuesto en las tablas de valoración y/o retención documental se establece que su conservación sea permanente por eso este se puede microfilmar pero no se le puede hacer ningún recorte ni hacerle enmendaras por que así pude perder su valor.
También se hace un inventario de los documentos que se destruirán por cuanto han perdido su valor y han culminado su ciclo vital, para hacer esto se elabora un acta donde se determina el procedimiento de eliminación.

CONSERVACION DE DOCUMENTOS

vital, los documentos de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes, se pueden conservar copias mediante la microfilmación, pero en ningún caso los documentos de carácter histórico pueden ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio también se cuenta con medidas de restauración Es un conjunto se medidas de conservación en cada una de las fases del ciclo documental, y los espacios donde se guardan deben ser apropiados donde sus condiciones sean optimas para asegurar su protección.
Las protecciones para los documentos serian

· Tener buen control de plagas
· Tener buena ventilación
· Hacer buena limpieza en el área documental

CON SULTA DE DOCUMENTOS

El Art. 27 dice que la consulta de los documentos, es donde de los mismos siempre y cuando no sea de carácter reservado todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos siempre y
Cuando no sea de carácter reservado. Es necesario contar con un buen servicio al cliente y con sistemas de control tanto del préstamo como su devolución.

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Es conjunto de acciones que son orientadas a la descripción y ordenación de los documentos de una institución por eso esta hace parte integral de los proceso de archivista (GRGA).
Por eso esta labor les muy importante ya que se debe tener todo en ORDEN y disponer metódicamente los elementos y documentos con que se trabaja, para ejercer sobre ellos un control que permita saber en cualquier momento en que parte se hallan, evitando errores que dificulten su manejo, donde previamente se clasifican los documentos y se identifican las series.

Para la descripción documental se analizan estas agrupaciones para poder identificarlas, localizarlas y se diseñan instrumentos de recuperación como guías, inventarios, catálogos e índices, además se hace una actualización permanente.

TRAMITE DE DOCUMENTOS

Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa (GRGA)

Art.23: Este artículo nos dice que toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y que así mismo tener pronta recuperación.

De acuerdo a la normatividad existente cada dependencia genera un conjunto de documentos que integran sus respectivas series documentales, por eso se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite de las comunicaciones.

También en este proceso se nombran las siguientes actividades:

RECEPCION O SOLICITUD O TRÁMITE

Diligenciamiento de planillas y ruta del tramite
Identificación de tramite
Determinación de competencia
Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuestas

RESPUESTA

Preparación y proyección de respuestas
Análisis de antecedentes y compilación de información
Tramite a que haya lugar con la producción de documentos hasta el final del asunto

DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS ENVIADOS

· Definición de medios de de distribución
· Control del cumplimiento de requisitos del documento
· Métodos de empaque y embalaje
· Peso y porteo de documentos
· Gestión del correo tradicional
· Control y firma de guías y planillas de entrega
· Control de devoluciones
· Organización y mensajeria externa

DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS INTERNOS

· Identificación de dependencias
En rutamiento de documentos de dependencias competente
· Registro de control de entrega de documentos internos